Konvertierung nach Access 2000

Inhaltsübersicht:

1. Einführung

Mit der Einführung von Office 2000 hat Microsoft einmal wieder das Dateiformat für Access-Datenbanken geändert.

Dieser Text erläutert Möglichkeiten der Umstellung und geht dabei auf einige Besonderheiten ein. Der Text geht von einer Umstellung von Access 97 nach Access 2000 aus.

2. Wege der Konvertierung

Die Konvertierung von Datenbanken aus früheren Versionen nach Access 2000 kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen:

Zum einen kann über den Menübefehl "Extras / Datenbank-Dienstprogramme / Datenbank konvertieren / In aktuelle Access-Datenbankversion ..." gezielt eine bestimmte Datenbank konvertiert werden.

Zum anderen wird beim erstmaligen Öffnen einer Access-Datenbank, die in einem bisherigen Dateiformat vorliegt, entweder das Konvertieren oder das Öffnen im bisherigen Format angeboten.

3. Öffnen im bisherigen Format

Wer sich die eventuellen Umstände der Konvertierung sparen möchte, kann eine Datenbank im bisherigen Format öffnen. Dabei ist zu beachten, dass das Öffnen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, da Access im Hintergrund einiges an Konvertierungsarbeit leistet. Diese wird nur nicht gespeichert.

Vorteile:

• Die Anwendung wird i.d.R. laufen.
• Über die Konvertierung braucht man sich keine Gedanken zu machen.

Nachteile:

• Eventuell langwieriger Prozess beim Öffnen.
• Elemente der Datenbank können nicht geändert werden.
• Der Datenbank können keine neuen Elemente hinzugefügt werden.
• Neue Features von Access 2000 können nicht genutzt werden.

Access merkt sich bei einer Datenbank, wenn Sie sich einmal für den Weg "Öffnen im bisherigen Format" entschieden haben. Wenn Sie diese Datenbank erneut öffnen, wird sie automatisch, dass heißt ohne weitere Nachfrage, im bisherigen Format geöffnet. Wenn Sie sich dann entschliessen, diese Datenbank nach Access 2000 zu konvertieren müssen Sie den Weg über den oben beschriebenen Menübefehl wählen.

4. Einfache Datenbanken

Einfache Datenbanken, also Datenbanken, die nicht als FrontEnd-BackEnd-Anwendung aufgebaut sind und Datenbanken, die ohne viel Programmierung auskommen, lassen sich i.d.R. völlig unproblematisch mit dem Assistenten in das Format Access 2000 umwandeln.

Wenn Sie eine solche Datenbank nicht gemeinsam mit Access 97 Nutzern teilen, sollten Sie auf Grund der im vorherigen Absatz dargestellten Nachteile immer für die Konvertierung nach Access 2000 entscheiden.

5. Das Sicherheitssystem von Access

Mit Access 2000 können Sie sich an eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei von Access 97 anschliessen. Danach können Sie mit Access 97 erstellte Datenbanken öffnen oder konvertieren. Dieses Vorgehen ist bei FrontEnd/BackEnd-Systemen, die sowohl von Access 2000 Nutzern als auch von Access97 Nutzern verwendet werden, sinnvoll.

Wenn Sie unter Access 2000 eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei erstellen, können Sie sich nicht mit Access 97 an diese anschliessen. Access 2000 verwendet für die Arbeitsgruppen-Informationsdatei ein anderes Speicherformat.

Wenn Sie eine unter Access 97 erstellte, gesicherte Datenbank mit einer Access 2000 Arbeitsgruppen-Informationsdatei öffnen wollen, müssen Sie unter Acess 2000 eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei erstellen. Dabei müssen Sie alle Informationen (Name, Firma, Arbeitsgruppen-ID, Namen und PID's) genau so eingeben, wie in der ursprünglichen Arbeitsgruppen-Informationsdatei verwendet.

6. FrontEnd/BackEnd-Datenbanken

Wenn Sie unter Access 2000 eine verteilte Datenbank (FrontEnd/BackEnd) gemeinsam mit Access 97 Nutzern benutzen bietet sich folgendes Vorgehen an:
Konvertieren Sie nur das FrontEnd nach Access 2000. Die BackEnd-Datenbanken, die die Datentabellen enthalten, belassen Sie im Access-97-Format. So können Sie mit Access 2000 über das konvertierte FrontEnd auf die im bisherigen Format gespeicherten Daten zugreifen. Auch mit Access 97 kann mit dem noch nicht konvertierten FrontEnd auf die Datentabellen zugegriffen werden.

7. Der Übersichtsmanager

Wenn Sie eine Datenbank nach Access 2000 konvertiert haben, in der Sie mit dem Übersichtsmanager ein Übersichtsformular integriert haben, werden Sie beim Start des Übersichtsmanagers mit der Meldung konfrontiert, dass keine Übersicht vorliegt.

In Wirklichkeit benennt der Übersichtsmanager die zu Grunde liegende Tabelle mit den Informationen zur Übersicht anders. Unter Access 97 hiess diese Tabelle "Übersichtseinträge". Unter Access 2000 heisst diese Tabelle "Switchboard Items".

Benennen Sie also die Tabelle "Übersichtseinträge" in "Switchboad Items" um. Öffnen Sie dann das Formular "Übersicht" und wechseln Sie in den Quellcode. Starten Sie hier die Funktion "Suchen und ersetzen" und lassen Sie "Übersichtseinträge" durch "Switchboard Items" ersetzen.

Jetzt steht Ihnen die unter Access 97 erstellte Übersicht unter Access 2000 wieder in vollem Umfang zur Verfügung.

8. DAO und ADO

Eine der grössten Änderungen beim zwischen Access 97 und Access 2000 ist der Wechsel von der DAO (Data Access Object) zur ADO (Actice X Data Objects). Dies kann bei der Konvertierung zu Schwierigkeiten führen. Wenn Sie jedoch folgende Massnahmen ergreifen, wird der Umstieg gelingen:

Durchsuchen Sie den gesamten Quellcode Ihrer Anwendung nach Verweisen auf DAO-Elemente, z.B. Database oder Recordset. Ergänzen Sie bei der Deklaration solcher Elemente den Text "DAO." vor dem Schlüsselwort. Beispielsweise:

  ALT:   Dim dbs as Database
            Dim rst as Recordset

  Neu:  Dim dbs as DAO.Database
            Dim rst as DAO.Recordset

Dadurch erreichen Sie, dass diese Elemente explizit als DAO-Elemente deklariert werden.

Jetzt können Sie Ihre Datenbank nach Access 2000 konvertieren. Prüfen Sie jetzt die Verweise Ihrer Datenbank. Öffnen Sie dazu ein Modul und klicken Sie auf "Extras / Verweise...". Sorgen Sie dafür, dass ein Verweis zur "Microsoft DAO 3.6 Object Library" hergestellt wird. Sorgen Sie weiterhin dafür, dass dieser Verweis vor einem Verweis auf die ADO steht. Jetzt sollte die Konvertierung erfolgreich bewerkstelligt worden sein.

9. Zusammenfassung

Microsoft hat einmal wieder das Dateiformat für Access-Datenbanken geändert. Die Konvertierung kann per Menübefehl oder beim Aufrufen einer im bisherigen Format gespeicherten Datenbank erfolgen. Im bisherigen Format gespeicherte Datenbanken können auch ohne Konvertierung geöffnet werden. Einfach Datenbanken sollten direkt in das neue Format konvertiert werden.

Es besteht die Möglichkeit sich an Arbeitsgruppen-Informationsdateien, die unter Access 97 erstellt worden sind anzuschließen. Weiterhin besteht die Möglichkeit Tabellen aus einer Access97-Datenbank in eine Access2000-Datenbank einzubinden. Diese beiden Fakten sind wichtig, wenn Sie FrontEnd/BackEnd-Datenbanken gemeinsam mit Access97-Usern nutzen.

Der Übersichtsmanager kann durch das Umbenennen einer Tabelle "reaktiviert" werden.

Eine der grössten Neuerungen von Access 2000 ist der Wechsel von DAO zur ADO. Mit einigen vorbereitenden Massnahmen wird auch hier eine erfolgreiche Konvertierung gelingen.

Aus meiner bisherigen Erfahrung lässt sich sagen, dass die Konvertierung von Access 97 nach Access 2000 mit den oben genannten Punkten bisher problemlos verlaufen ist.

10. Ergänzende Links

Von Microsoft gibt es ein Whitepaper zur Umstellung auf Access 2000.
Ebenfalls von Microsoft gibt es ein Whitepaper zum Umstieg von DAO nach ADO.
Von Smart Tools Publishing gibt es eine TechInfo zur Umstellung von DAO nach ADO.